Ở bài trước, tôi đã chia sẻ về phương pháp giao việc yêu thích của mình. Tôi cũng giải thích cách mình tích cực tham gia vào giai đoạn đầu tiên của một dự án như thế nào. Trong thời gian đó, tôi chia sẻ với nhóm mình năm điều cụ thể (bức tranh toàn cảnh, mục tiêu, phương hướng, nguồn lực/sự hỗ trợ và trách nhiệm) để dẫn họ tới thành công. Sau đó, tôi trao 80% công việc tiếp theo cho họ. Nếu bạn chưa sẵn sàng, hãy quay trở lại và đọc bài viết phần 1 để biết mình cần phải làm gì trước khi thực hiện bước cuối của tiến trình.
Như tôi đã đề cập ở bài trước, rất nhiều lãnh đạo học được cách thực hiện phần đầu của tiến trình 10-80-10. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả thực sự và đưa các dự án của mình có bước tiến mới, các nhà lãnh đạo cần phải quay trở lại khi dự án gần kết thúc.
Đây là những điều tôi trao cho nhóm của mình ở giai đoạn cuối dự án:
1. Kinh nghiệm
Là lãnh đạo, tôi hẳn có nhiều kinh nghiệm đối phó với các dự án hoặc các tình huống tương tự như thế này. Đây là lúc tôi chia sẻ kinh nghiệm đó: tôi làm điều này bằng cách lắng nghe nhóm của mình mô tả những gì họ đã làm, những vấn đề họ gặp phải, và những giải pháp mà họ đưa ra. Thông thường, họ sẽ mô tả một tình huống tôi đã từng gặp. Tôi đã trải qua chuyện đó. Trong quá khứ, dù có thành công hay không khi xử lý chuyện này thì tôi cũng có cái nhìn sâu sắc hơn; từ đó chia sẻ kinh ngiệm, giúp nhóm của mình giải quyết vấn đề đúng lúc.
2. Những câu hỏi
Sau khi đã nghe cả nhóm trình bày dự án, bây giờ tôi đã sẵn sàng để đặt câu hỏi về nó. Tôi đặt những câu hỏi mà những người tiếp nhận dự án có thể hỏi. Tôi gợi lên những câu hỏi để chỉ cho nhóm thấy các lỗ hổng trong kế hoạch của họ. Các câu hỏi có thể là “bạn sẽ làm gì nếu điều này xảy ra?” Quá trình này đem đến cho dự án tính toàn vẹn, bởi vì nó buộc cả nhóm phải “vá lại” bất kỳ lỗ hổng nào trong ý tưởng của họ và làm cho nó vững chắc hơn.
3. Các ý tưởng
Tôi gọi đây là phần “trang trí đặc biệt cuối cùng để hoàn thiện” dự án. Trong khi cùng nhau xem xét lại tiến trình của cả nhóm, tôi giúp họ cải thiện những ý tưởng chưa hay và tiếp nhận rất nhiều ý tưởng hay. Lúc này, tôi đang tìm kiếm một ý tưởng xuất sắc. Đôi khi tôi sẽ đề xuất một ý tưởng gì đó nảy sinh từ tất cả các ý tưởng hay. Lần khác, tôi sẽ yêu cầu cả nhóm giúp tôi biến các ý tưởng trở nên xuất sắc, và cùng nhau chúng tôi sẽ có được một số ý tưởng vượt trội để đưa vào thực tiễn. Đây là thời gian vui vẻ thoải mái, khi những suy nghĩ mới mẻ liên tục nảy sinh. Có lẽ những ý tưởng của chúng tôi sẽ thực sự làm cho bức tranh lớn lại càng lớn hơn nữa – bây giờ là lúc chúng tôi cần một bộ khung mới cho nó. Trong 10% đầu tiên của dự án, chúng tôi đã nghĩ ra rất nhiều thứ. Bây giờ, ở 10% cuối cùng, sau khi thực sự làm việc, chúng tôi biết được rất nhiều điều. Có một sự khác biệt lớn giữa xây dựng trên những gì bạn nghĩ và xây dựng dựa vào những gì bạn biết.
4. Tiếng nói
Ở giai đoạn này, tôi đứng ra và đặt tên tôi đằng sau dự án. Tôi đặt uy tín và thẩm quyền lãnh đạo của tôi vào đó. Việc này vừa giúp dự án có tiếng tốt với người ngoài, lại vừa hỗ trợ và khích lệ các thành viên trong nhóm khi họ biết tôi thực sự tin tưởng ở họ.
5. Trực giác lãnh đạo
Điều cuối cùng tôi làm là đưa ra dự án này và hỏi xem ai trở thành lãnh đạo qua quá trình thực hiện. Luôn luôn có một ai đó nhận trách nhiệm thực thi dự án. Ai nhận trách nhiệm trong dự án này? Có ai bước lên và nhận trách nhiệm ngay cả khi họ không chính thức là người lãnh đạo không? Nếu là một nhà lãnh đạo có tầm nhìn chiến lược, bạn có thể sử dụng cách ủy thác các dự án để tìm và phát triển các nhà lãnh đạo mới.
Giao việc là một từ thông dụng cho các nhà lãnh đạo. Chúng ta đều biết mình cần phải làm điều đó; nếu không, chúng ta chỉ là người làm công. Tuy nhiên, để giao việc hiệu quả, bạn cần phải chuẩn bị dẫn nhóm của mình đến thành công bằng cách đầu tư thời gian của mình vào giai đoạn khởi đầu. Và tôi đề nghị bạn tiếp tục trao quyền cho nhóm của mình bằng cách dành nhiều thời gian với họ vào giai đoạn cuối dự án nhằm đạt kết quả tốt nhất có thể được. Đây chính là nguyên tắc 10-80-10.
Tác giả bài viết: John C. Maxwell
Nguồn: http://www.johnmaxwell.com/
– Lược dịch: Thảo Nguyên –
