Người ta luôn hỏi rằng sao tôi có thể hoàn thành nhiều việc đến vậy. Đầu tiên, tôi nói với họ rằng, người có chỉ số IQ thấp như tôi hay phải nhờ đến nguồn năng lượng dồi dào. Tôi không biết trả lời sao cho tốt hơn cả. Nhưng đó chưa thực sự là chìa khóa để hoàn thành nhiều mục tiêu. Bí mật nằm ở điều tôi đã thực hành suốt nhiều năm qua nhưng chưa thực sự dạy nhiều về nó: Quy luật 10 – 80 – 10.
Nếu có quen tôi, bạn sẽ biết rằng tôi là fan hâm mộ tầm cỡ của sự giao thác công việc. Tôi áp dụng nó trong hầu hết mọi thứ. Tuy nhiên, có nhiều cách đúng và sai để giao thác. Tôi xem quy tắc 10 – 80 – 10 là cách tốt nhất để giao thác công việc.
Tôi sẽ giải thích ngắn gọn thế này. Trong bất kỳ dự án nào, tôi chia toàn bộ 100% quá trình thành 10% đầu tiên, 80% giữa và 10% cuối. Sau đó, tôi tham gia vào 10% đầu và cuối. Nhóm của tôi sẽ thực hiện 80% giữa. Tôi dốc hết sức vào 10% đầu tiên để dự án được khởi đầu theo đúng hướng. Tiếp theo, tôi giao toàn bộ dự án cho cả nhóm. Tôi có trao đổi với họ một chút nhưng không nhiều. Phần việc này phải giống như con đẻ của họ vậy. Sau khi đội của tôi đã gần hoàn thành dự án, tôi lại tham dự và giúp đỡ trong 10% cuối cùng.
Tôi gọi hai phần này là giá đỡ của thành công. Cũng có thể so sánh quá trình đó giống như lái một chiếc máy bay. Phần quan trọng nhất trong chuyến bay là cất cánh và hạ cánh. Đó những phần nguy hiểm nhất, phức tạp nhất. Bằng cách tham gia vào những phần quan trọng nhất, tôi có thể giúp họ có một chuyến đi thành công.
Trong bài đăng hôm nay, tôi sẽ miêu tả năm điều mà tôi chắc chắn sẽ đề ra cho đội của mình trong suốt 10% đầu tiên của bất kì dự án nào. Sau này, tôi sẽ chia sẻ năm thứ mà tôi đề ra trong suốt 10% cuối cùng. Dưới đây là những gì tôi đề ra khi tham gia vào 10% đầu tiên:
1. Bức tranh toàn cảnh.
Tôi thường nói rằng người lãnh đạo có tầm nhìn xa hơn người khác. Lần này là ở ngay đầu dự án, khi mà tôi nói chính xác cho đội của mình những gì tôi thấy và những thành quả tôi mong đợi. Tôi không muốn đội của mình bắt đầu mà lại đi chệch hướng. Điều này rất hay xảy ra. Nhiều người bắt đầu mà đi chệch hướng vì họ không nhìn thấy bức tranh toàn cảnh. Vì vậy tôi dùng thời gian này để đảm bảo rằng chúng tôi đang cùng lý tưởng, cùng mục tiêu.
2. Những mục tiêu cụ thể.
Đây là lúc để biến mục tiêu lớn thành những mục tiêu cụ thể hơn. Tôi cố gắng chỉ tập trung vào bốn hoặc năm mục tiêu chính. Những mục tiêu này trả lời câu hỏi “làm thế nào”. Làm thế nào chúng tôi đạt được mục tiêu lớn? Làm sao để khiến những mục tiêu nhỏ trở nên đơn giản và trực quan hơn? Đội của bạn cần phải nhìn lại và luôn nhận thức xem liệu mình có đang nhắm tới mục tiêu hay không.
3. Phương hướng.
Ở bước này, tôi thậm chí còn chia nhỏ hơn nữa: chỉ ra trách nhiệm cụ thể cho từng người trong đội. Tôi muốn cho mỗi người một phương hướng riêng bởi họ sẽ không cùng làm một việc. Mỗi người cần biết vị trí của họ để tránh những xung đột sau này. Qua đó, bạn cũng sẽ dễ dàng biết được ai là người đáng tin trong công việc.
4. Nguồn lực và sự hỗ trợ.
Mỗi cá nhân giờ đây đã biết họ cần làm gì để đạt được mục tiêu lớn. Đã đến lúc tìm hiểu xem họ cần gì để tiến hành công việc. Đâu là nguồn lực họ cần? Họ có cần người giúp đỡ không? Liệu họ có cần không gian để làm việc? Họ có cần trợ giúp tài chính không? Trước khi mong đợi họ hoàn thành những gì mình yêu cầu, tôi phải cung cấp cho họ những gì họ cần để hoàn thành công việc đã.
5. Trách nhiệm:
Đây là nơi tôi nhả “bóng” ra và cho họ bắt đầu làm 80% công việc tiếp theo. Tôi đã cho họ những gì họ cần và trang bị cho họ đến thành công. Tôi muốn họ phải hiểu rõ rằng, nhiệm vụ giờ đây là của họ; từ giờ cho đến cuối dự án, tôi sẽ không đóng góp gì nhiều.
Vào thời điểm này, sau khi bàn giao 80% tiếp theo của dự án cho đội, tôi có thể tiếp tục với những dự án khác hoặc là quay lại những dự án mà tôi cần hoàn thành. Giao thác công việc theo cách này cho phép bạn có thể làm nhiều hơn một dự án một lúc bởi vì bạn không cần tham gia vào 80% còn lại.
Hiện tại, rất nhiều người giao thác công việc theo cách này nhưng tỉ lệ lại có vẻ là 10 – 90. Người trưởng nhóm tham gia vào 10% đầu tiên nhưng đội của họ phải hoàn thành mọi thứ còn lại. Đó là điều tôi thích ở 10 – 80 – 10. Nó khiến mọi dự án đạt được kết quả vượt bậc vì cớ người lãnh đạo – chính là người khởi tạo bức tranh toàn cảnh – lùi về sau và giúp thúc đẩy công việc của toàn đội.
Trong bài đăng tiếp theo, tôi sẽ nói về năm việc mà tôi dành cho đội của mình khi bước vào 10% cuối của dự án. Hãy áp dụng quy tắc này và bạn sẽ tối đa hóa công sức cũng như nâng tầm ảnh hưởng của mình lên.
Tác giả bài viết: John C. Maxwell
Nguồn: www.johnmaxwell.com
– Người dịch: Trịnh Quế –
